Leitfaden für das perfekte Meeting

Sie kennen das: Das Meeting fängt vor der vereinbarten Zeit an, es gibt keine Liste mit Punkten, die abgearbeitet werden müssen und am Ende sind sich alle nur einig, dass das Treffen vertane Zeit war. So verlaufen klassischerweise Meetings, die nicht vorbereitet werden: alle sind genervt und verwirrt und es wurden keine Entscheidungen getroffen. Dabei sind Entscheidungen eines der wichtigsten Resultate, die Meetings überhaupt erzielen können.

So gelingt das perfekte Meeting

Sie brauchen jemanden, der den sprichwörtlichen Hut aufhat. Jemand, der das Meeting moderiert, der die Themen kennt und weiß, was entschieden werden muss. Dieser Jemand, zum Beispiel ein Projektleiter, kennt sich bestenfalls auch noch fachlich aus, in der Materie, die besprochen wird. Das ist aber kein Muss. Der Projektleiter entscheidet, wer ins Meeting geholt wird.

Reichen zwei Pizzen für ein Meeting?

Vom Amazon-Gründer Jeff Bezos gibt es die Legende, er beschränke die Größe seiner Meetings auf nur gerade so viele Leute, die von zwei Pizzen satt würden. Abgesehen davon, dass das je nach Appetit unterschiedlich ist, ist ein erfolgreiches Meeting keine Frage der Zahl der Teilnehmer. Gut moderiert, können auch mehr als zehn oder zwölf Menschen ein Meeting abhalten. Die entscheidende Frage ist nicht die nach der Zahl der Teilnehmer. Die entscheidende Frage lautet: Brauchen wir Person XY unbedingt, damit das Ziel des Meetings erreicht wird? Ohne wen geht es wirklich nicht?

Verzichten Sie auf Zuschauer

So schön es ist, den netten Kollegen neben sich zu wissen, so zeitraubend sind unbrauchbare Wortbeiträge im Meeting. Da der Mensch zum Reden neigt, halten sie die Zahl der Teilnehmer so gering wie möglich. Um zu wissen, wen sie wirklich brauchen, muss ein Ziel vereinbart werden. Kündigen Sie das Ziel in der Einladung an. Das Ziel, der Projektleiter und die Teilnehmer bilden zusammen den Schlüssel zum erfolgreichen Meeting.

Ablaufplan für ein wirklich gutes Meeting

VOR DEM MEETING

1. Moderator bestimmen (könnte zum Beispiel der Projektleiter sein)
2. Moderator durchdenkt das Thema und skizziert einen ersten Entwurf eines Roten Fadens:
   1. WAS ist das Ziel des Meetings – was soll entschieden werden?
   2. WIE sieht der mögliche Gewinn für alle Beteiligten aus?
   3. WO liegen die entscheidenden, höchsten Hürden? Hier geht es nicht darum, zu klagen, dass kein Büromaterial mehr da ist. Es geht um die Lösung von Problemen, die nur gemeinsam zu bezwingen sind.
3. Moderator entscheidet anhand der Sachlage, welche Mitarbeiter gebraucht werden und lädt diese ein
4. Moderator definiert Inhalte des Meetings: Tagesordnungspunkte (TOP), also Punkte, die entweder:
   1. Teilnehmer Informieren („synchronisieren“)
   2. beratschlagt werden (vom Team, Fachwissen zusammenführen)
   3. entschieden werden
5. Moderator sammelt Informationsmaterial, das die Meeting-Teilnehmer brauchen, um entscheiden und beratschlagen zu können: Fotos, Diagramme, Zeichnungen, Karten, Ablaufpläne usw.
6. Teilnehmer lesen Informationsmaterial
7. Moderator erinnert Teilnehmer daran, Informationsmaterial vor dem Sitzen zu lesen
8. Moderator fragt die Teilnehmer ab, die sich bis kurz vor dem Meeting noch nicht zurückgemeldet haben: Kommt ihr? Habt ihr euch eingelesen?

IM MEETING

1. Team wartet mit dem Beginn des Meetings, bis alle da sind
2. Team bestimmt einen Protokollanten (Ergebnisprotokoll, Stichpunkte, Inhalt schreibt jeder für sich selbst mit)
3. Moderator gibt eine kurze Abschätzung darüber, wie das Thema aus seiner Sicht zu beurteilen ist – und welche Punkte noch offen sind, welche Antworten er vom Team erwartet und was er sich vom Meeting verspricht. Der Moderator hat immer eine Antwort auf die Frage „Wozu dient dieses Meeting“?
4. Moderator oder ein Experte führt ins Thema ein, durch eine kurze Präsentation oder Vortrag (ca. 10 Minuten)
5. Frage- und Beratschlage-Runde: Alle Teilnehmer klären offene Fragen mit dem Experten – Projektleiter hält offene Fragen fest
6. Teilnehmer schreiben mit, was für sie relevant ist
7. Team entscheidet die offenen Punkte, die der Moderator hat und liefert ihm die Antworten, die er braucht
8. Anhand der Ergebnisse der Beratschlagungen bestimmt das Team jemanden, der die Beschlüsse umsetzt und das Projekt weiterverfolgt

NACH DEM MEETING

1. Protokollant sendet Ergebnisse an Teilnehmer
2. Wer die Beschlüsse umgesetzt und das Projekt weiterverfolgt hat, informiert den Projektleiter über die Ergebnisse seiner Arbeit.